従業員が横領・詐欺を認めた場合に作成すべき「自認書」とは？

企業経営において最も避けたいトラブルのひとつが、従業員による横領や詐欺などの不正行為です。
万が一、不正の事実が発覚し、本人が事実を認めた場合には、「自認書」 を作成し、証拠を残すことが重要です。

自認書とは？

自認書とは、従業員本人が自らの行為を認め、その内容や金額を明らかにするための書面です。
口頭で「やりました」と言っただけでは後に否認されるリスクがあり、会社としても損害額を立証することが困難になります。
そのため、事実関係と金額を明確に記載した自認書を取得することが、法的リスクの軽減につながります。

自認書に記載すべき内容

一般的には以下の内容を盛り込みます。

不正を行った日付
不正行為の態様（具体的な方法）
不正により得た金額
本人氏名・署名・押印・日付

※会社の指定フォーマットを用意しておくと、スムーズに対応できます。

事例①：横領の場合

ケース
営業担当者が売掛金を回収した際、偽造領収書を用いて差額を自分の口座に入金していた。

自認書の記載例（抜粋）

横領を行った日	横領行為の態様	金額
20○○年○月○日	株式会社Aの売掛金を偽造領収書により回収し、差額を自己口座に入金	50,000円
20○○年○月○日	株式会社Bの売掛金を偽造領収書により回収し、差額を自己口座に入金	100,000円

事例②：詐欺の場合

ケース
従業員が実際には使っていない通勤経路を申請し、通勤手当を不正に受給していた。

自認書の記載例（抜粋）

騙し取った日	詐欺行為の態様	金額
20○○年○月○日	虚偽の通勤経路を申請し、通勤手当を騙し取った	14,000円
20○○年○月○日	虚偽の通勤経路を申請し、通勤手当を騙し取った	14,000円