「従業員から
『資格確認書が必要です』
『資格情報のお知らせを再発行できますか？』
と相談されたが、どう対応すればよいか分からない」
2024年12月2日以降、マイナ保険証が原則となったことで、
企業の労務担当者・経営者のもとに、このような相談が増えています。
本記事では、
健康保険の資格確認書や資格情報のお知らせを交付申請するときに、会社が行うべき実務対応の流れを
経営者目線で、わかりやすく解説します。
1．まず押さえておきたい証明書類の違い
マイナ保険証が基本となった現在、健康保険に関する証明書類には、主に次の種類があります。
- マイナ保険証
- 資格情報のお知らせ
- 資格確認書
- 健康保険被保険者資格証明書
それぞれ役割や使う場面が異なるため、
交付申請を受けた際は、まず「どの書類が必要なのか」を整理することが重要です
2．【STEP①】交付申請の依頼内容をヒアリングする
従業員から相談があった場合、次の点を確認します。
- 交付申請の対象者（本人／扶養家族）
- 希望している書類（資格確認書 or 資格情報のお知らせ）
- マイナ保険証の登録状況
- 緊急性の有無（すぐ医療機関を受診する必要があるか）
緊急度が高い場合は、
「健康保険被保険者資格証明書」の案内が必要になることもあります。
3．【STEP②】資格確認書の交付申請が必要かを確認する
資格確認書の交付が必要となる代表的なケースは、次のとおりです。
- 紛失・き損した場合
- 社会保険の資格取得・扶養追加時
- マイナ保険証の利用登録解除
- マイナンバーカードの返納
- 氏名変更などにより必要となった場合
申請理由を確認し、本当に資格確認書が必要かどうかを判断します
4．【STEP③】資格確認書の交付申請を行う（会社対応）
資格確認書の交付申請は、会社が手続きを行うケースが多いのが実務上の特徴です。
実務の流れ
- 申請書に被保険者情報・事業主情報を記入
- 管轄の協会けんぽへ郵送または窓口提出
- 被保険者記号・番号が不明な場合は
マイナンバーを記入し、本人確認書類を添付
5．【STEP④】資格情報のお知らせの交付申請をする場合
資格情報のお知らせは、原則として本人が申請します。
ただし、
- 紛失した
- 申請方法が分からない
などの理由で、会社に相談が来ることも想定されます。
その場合は、
- 申請理由の確認
- マイナポータルで代替できないかの確認
を行い、必要な場合のみ交付申請を進めます
6．【STEP⑤】資格確認書を従業員へ交付する
資格確認書が会社に届いたら、
速やかに本人へ交付します。
- 本社勤務：手渡し
- 支店勤務・テレワーク：郵送
郵送の場合は、
特定記録郵便やレターパックなど、記録が残る方法が実務上おすすめです。
7．【実務事例】マイナ保険証未登録の従業員から相談を受けたケース
事例
中小企業B社で、入社したばかりの従業員から
「マイナ保険証を持っておらず、病院に行けない」と相談がありました。
対応
- マイナ保険証の登録状況を確認
- 緊急性が高いため、資格確認書の交付申請を実施
- 協会けんぽへ速やかに申請
- 到着後、レターパックで本人へ郵送
結果
従業員は無事に医療機関を受診でき、
会社への不満や混乱も防ぐことができました。
8．まとめ｜ポイントは「聞き取り」と「申請の要否判断」
健康保険の資格確認書・資格情報のお知らせの対応で重要なのは、
- どの書類が本当に必要か
- 緊急性はあるか
- 会社対応が必要か、本人申請か
を最初に整理することです。
場当たり的に申請すると、
不要な手続や従業員トラブルにつながる可能性もあります。
📩 初回無料｜健康保険の実務対応でお困りの経営者さまへ
- 従業員への説明に不安がある
- マイナ保険証まわりの実務が分かりにくい
- 手続ミスを防ぎたい
そのような場合は、
社会保険実務に強い社労士へお気軽にご相談ください。
