採用活動において、応募者へ送付する「採用通知書」や「不採用通知書」は、単なる形式的な書面ではなく、会社の信用や応募者との関係性に大きく影響する重要な文書です。今回は、実務担当者が押さえるべきポイントを整理し、事例を交えてご紹介します。
採用通知書の基本構成
採用通知書には、以下のような内容を盛り込むのが一般的です採用通知書。
- 入社日・集合時間・勤務地
- 提出書類と提出期限
- 採用取り消しに関する注意事項
実務上の注意点
- 提出書類の明確化
例：入社承諾書、住民票、マイナンバー関連書類、資格証明書など。 - 入社取り消しのリスク管理
提出期限までに必要書類が届かない場合は「辞退とみなす」旨を明記しておくとトラブル防止につながります。
不採用通知書の基本構成
不採用通知書には、以下のような記載が一般的です。
- 応募への感謝
- 選考結果として不採用である旨
- 応募書類の取扱い（返却または責任を持って廃棄）
- 今後の活躍を祈念する一文
実務上の注意点
- 応募者への配慮
結果を伝える際は簡潔かつ丁寧な文章で。不必要に理由を具体的に書くとトラブルにつながる可能性があります。 - 応募書類の取扱い
個人情報保護の観点から、返却または責任を持った廃棄処理が必要です。
事例で学ぶ
事例①：採用通知書でのトラブル
ある企業では、採用通知書に「入社承諾書の提出期限」を記載していませんでした。結果として応募者が期限を勘違いし、入社直前に辞退を申し出る事態に。採用活動に大きなロスが発生しました。
👉 対策：必ず期限を明記し、書面だけでなくメールや電話でもフォローする。
事例②：不採用通知を送らなかったケース
応募者からの問い合わせが相次ぎ、人事部門の負担が増大。さらに「結果が届かないのは不誠実だ」とSNSに書き込まれ、企業イメージの毀損につながりました。
👉 対策：不採用通知は必ず送付。定型文を用意し効率化する。
まとめ
採用・不採用通知は、企業の「顔」ともいえる大切な書面です。
- 採用通知では 入社条件・提出期限・取扱いルールを明記
- 不採用通知では 応募者への配慮と個人情報管理を徹底
実務担当者は、この2つの通知書を正しく運用することで、採用活動の信頼性を高めることができます。
✅ 初回相談は無料です。採用通知書や不採用通知書のひな形作成・運用のご相談はお気軽にどうぞ。
